Leonie Siepman werkt al enige tijd als professional bij een management consultancy, maar is haar studie Culturele antropologie nog lang niet vergeten. Zo heeft ze haar eigen onderneming (T-Wist) in het verkopen van bitjes voor hockeyers en rugbyspelers in zowel Nederland als Oeganda. Daarnaast houdt ze ervan om haar antropologische bril in te zetten binnen de corporate omgeving, zoals ze in dit blog over observatie op de werkvloer laat zien.
Door de ogen van de antropoloog: observeren op de werkvloer
Als antropoloog en PMO in een corporate omgeving vallen mij andere dingen op dan iemand anders zou zien. Door mijn studie antropologie beheers ik de vaardigheid van het observeren en het kunnen zien van dingen die voor een ander niet bijzonder zijn in de context waarin het gebeurt. Vorige week liep ik nog een projectruimte in, en terwijl mijn collega’s bezig zijn met de inhoud van de opgehangen posters, was ik me bewust van het gevoel wat opkomt bij alle cijfers, deadlines en resultaten die om je heen hangen. Ik werk nog niet heel lang, maar ik kwam er al snel achter dat deze kleine observaties kunnen leiden tot nieuwe inzichten bij mijn collega’s en goede gesprekken over verbeteringen in de manier van werken. In deze blog probeer ik je mee te nemen in een alledaagse setting, om je in te laten zien dat je als observerende antropoloog van grote waarde kan zijn in een corporate omgeving.
De omgeving
Het is dinsdagochtend 11 uur, ik loopt de vergaderruimte binnen. Als junior is het mijn taak om tijdens de maandelijkse team bijeenkomst alles klaar te zetten. Ik heb een grote ruimte gereserveerd met koffie en thee, sluit de beamer aan en leg mijn notitieblok naast me neer. Een voor een lopen mijn collega’s de ruimte binnen. De een gaat meteen achteraan zitten en verstopt zich achter zijn koffie en laptop. De ander zit halverwege en begint luidruchtig te eten. Nog een ander gaat helemaal vooraan zitten met een berg papieren in de aanslag.
Een vergaderzaal is een goed afgebakende omgeving waarin een antropologische scène kan afspelen. Als eerst let je op de invloed van deze omgeving op jezelf, maar ook zie je de eerste reacties van je collega’s op de ruimte. Wat hangt er aan de muur, welk gevoel krijg je erbij, is het warm of koud en hoe is de technologie in de kamer? Ik ben er van overtuigd dat je als antropoloog ervan bewust bent dat de omgeving van invloed kan zijn op het verloop van de vergadering of discussie. Steeds vaker is deze omgeving ook onderdeel van gesprek wanneer het gaat over het doel van de meeting. Wil je brainstormen, dan kun je beter staan of zelfs wandelen. Heb je een evaluatiegesprek, dan is een kleinere ruimte of gezellige ‘café-omgeving’ gebruikelijk. Het bewust zijn van de ruimte of hoe de ruimte van invloed kan zijn op anderen kan een eerste observatie zijn om te onthouden.
Naast de ruimte is tijd uiteraard ook een factor die je kunt meenemen in je verhaal. Een meeting om 11 uur heeft een heel andere dynamiek dan een vergadering om 12 uur of half 5 in de middag. Het is natuurlijk logisch om bij jezelf te bedenken dat rond lunchtijd de aandacht een stuk minder is dan vroeg in de ochtend. Maar eigenlijk is dat niet voor iedereen zo. Je kunt er bijvoorbeeld op letten dat een aantal collega’s aan het eind van de middag het meest productief zijn en dat het efficiënter kan zijn om juist dan een brainstormsessie te plannen.
De mensen
De vergadering wordt geopend door de manager, iedereen is stil. De een meer oplettend dan de ander, sommigen zijn druk door aan het werken, waar een ander meteen input wil leveren en vragen stelt. Gedurende de vergadering spreken verschillende collega’s en bij jou poppen allerlei vragen op. Wat zou de reden kunnen zijn voor wisselende interesse en oplettendheid?. Uiteraard spelen inhoud, lichaamstaal, uitstraling en presentatie skills een rol. Maar ook niet zichtbare factoren zoals, gender, opleiding, leeftijd, hiërarchie en functie kunnen van invloed zijn.
In dit geval zijn je collega’s de hoofdrolspelers van jouw participerende observatie. Het zijn hun woorden, toonhoogte, lichaamstaal die de aanleiding geven voor dialoog of discussie. Iedereen heeft zo zijn eigen gedragingen en houding in de vergaderzaal en het is aan jou om daar de nuances in te zien. Wanneer je de waarnemingen wil gebruiken als advies, voor bijvoorbeeld efficiënter vergaderen of procesoptimalisatie, is het van groot belang om de grens tussen roddel en observatie duidelijk te hebben. Het is voor niemand waardevol om roddels of aannames als waarheid te behandelen. In dit geval van een vergadering is de dynamiek van de groep van belang. Hoe reageren mensen op presentaties, wie neemt leiding in de workshop of welke mensen trekken naar elkaar toe tijdens de koffiepauze?
Het vervolg
De vergadering komt ten einde en ik kijk op mijn lijstje; er staan toch wel wat opvallende punten op. Bij de slide over een verandering in het management team was iedereen opvallend oplettend. Er werden vragen gesteld over de gevolgen en of men hier ook individueel ‘last’ van heeft. De impact van deze slide leek groter dan de teleurstellende maand resultaten en een procesbeschrijving. Uiteraard heb ik nog meer op geschreven en na de meeting besluit ik om met dit lijstje naar mijn manager te gaan. Ze kijkt bedenkelijk en vraagt vervolgens aan mij: “Wat moet ik hier nu mee? Kun je met een voorstel komen?”
Een frisse blik, zo werd de eerste keer mijn lijstje genoemd. Ik had het zo opgeschreven dat iedereen kon begrijpen wat er op stond. Bij iedere ‘gekke situatie’ had ik ook meteen mijn verbeterpunten erbij opgeschreven. Deze manier van werken werd goed ontvangen en leidde tot nieuwe inzichten, bij zowel mijn opdrachtgever als bij mij. In eerste instantie gold dit vooral voor mijn opdrachtgever, aangezien deze manier van rapporteren vernieuwend was. Voor mij was dit waardevol omdat ik zo kon inzien dat mijn ‘academische skill’ op de werkvloer ook van waarde is.
Zodra je werkgever deze situaties op papier ontvangt, heeft hij of zij een scherp beeld van de huidige situatie en kan hij of zij acties ondernemen. Het geeft jou als medewerker een aanknooppunt om verbeteringen voor te stellen. Dus grijp je pen, kijk je ogen uit en beschouw je werk als veldwerk. Vertrouw op je eigen vaardigheid en durf je waarnemingen te delen. Ze zijn meer waard dan je in eerste instantie zou verwachten.